Чтобы везде все успевать, или Как научиться планировать время

Некоторые люди успевают за те же 24 часа в сутках сделать гораздо больше, чем другие. Их секрет – в правильном распределении своего времени. Вы тоже можете научиться эффективно планировать свой день и успевать все намеченное.

Секреты успешного планирования

Для максимальной эффективности необходимо составить правильный список дел и распланировать свое время. Прежде чем включать какое-то дело в свой дневной распорядок, присвойте ему балл по шкале важности. В первую очередь выбирайте те пункты из своего списка дел, которые стоят в приоритете.

Вы удивитесь, но могут найтись дела, на которые вообще не стоит тратить свое время. Так и не выполняйте их

Мелкие действия, на выполнения которых уйдет не более двух минут, даже не включайте в список дел, выполняйте их сразу. Это может быть короткий телефонный разговор или небольшое электронное сообщение. На то, чтобы запланировать их выполнение, а потом снова вникнуть в суть дела, уйдет больше времени.

Чтобы не забыть сделать какое-то дело, записывайте информацию по нему и делайте напоминания. Делать все правильно и в срок важно, в противном случае могут возникнуть проблемы, и объем работ возрастет.

Соблюдайте порядок на рабочем месте и в личных записях. Так вы не будете тратить время на то, чтобы найти нужную информацию. Кроме того, хорошо организованное пространство вокруг сделает и саму вас максимально собранной.

Кипы бумаг и отсутствие свободного рабочего участка могут вызвать у вас легкую панику, а она портит рабочий настрой

Как успеть все

Делегируйте задания. Есть вещи, которые вы не должны делать или которые вы можете поручить кому-то еще. Не бойтесь распределять свою ответственность на других людей. Если будете делать все сами, рискуете не успеть к поставленным срокам. Не нужно стесняться просить кого-то о помощи, если она вам нужна. Лучше сделать дело с кем-то, но в срок, чем гордо нести его бремя только на себе, а потом не справиться.

Работайте в соответствии со своим биоритмом. Если вы чувствуете большую работоспособность в первой половине дня, планируйте на это время важные дела, которые требуют много сил и внимательности. Если эффективнее работаете под вечер, перенесите решение сложных задач на вторую половину дня.

Не суетитесь. Если будете торопиться, сделаете ошибку. Потом придется что-то переделывать. Не бегите и не переживайте из-за каждой мелочи. В спокойном, размеренном темпе вам удастся сделать гораздо больше.

Делайте перерывы. Причем отдыхать нужно до того, как почувствуете усталость. Так вы сможете поддерживать уровень тонуса, который необходим для эффективной работы, и будете трудиться в нужном темпе. Если не можете выделить время на полноценный отдых, хотя бы смените вид деятельности. Оторвитесь от сложного отчета и разберите письма. Расходуйте свои силы экономно.