Best regards, или Как писать деловые письма

В электронной переписке – и деловой, и личной – не стоит забывать о некоторых простых правилах сетевого этикета, которые сделают общение по почте более эффективным.

Тема письма

Тема письма – существенный атрибут электронной переписки. Это краткая презентация основной мысли вашего письма, которая впоследствии поможет адресату быстро найти нужную информацию в своей почте. Указывая в письме заголовок, мы демонстрируем свое уважение к адресату.

Если вы пишете незнакомому человеку, то тема – это первое впечатление о вас. Ее формулировка должна отражать основной смысл вашего письма, но при этом не быть слишком общей. Например, не стоит начинать важное деловое письмо темой «Добрый день». За этим бессмысленным, с точки зрения функций, которые выполняет тема письма, обращением, может стоять все что угодно. А чаще всего – спам. Поэтому вряд ли ваш адресат оценит всю важность той информации, которую вы хотите ему сообщить.

Указание темы впоследствии облегчит вашему адресату поиск письма в своем почтовом ящике. Мы не всегда помним фамилии и имена тех, с кем переписываемся: у каждого из нас обязательно найдется несколько писем от тех, с кем пришлось взаимодействовать лишь однажды. И тогда тема может стать ключом к возобновлению контакта.

Да и в случае с хорошо знакомыми вам людьми тема письма не будет лишней. Как найти нужное письмо от секретаря Натальи или коллеги Марины, если у вас в ящике их сотни? И в этом случае тема может стать единственным ключом к нужной информации.

Если вы отвечаете на послание, но меняете тему переписки, поменяйте тему, а еще лучше — создайте новое письмо. Указание темы — самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому смена предмета общения без соответствующего изменения в соответствующем поле может затруднить ваше общение.

Формат письма

Длина письма должна отражать стиль вашей беседы: если вы рассчитываете на быструю реакцию, сообщение должно быть сформулировано коротко и по существу. С одной стороны, современные средства связи позволяют получить письмо чуть ли не до того, как вы закончили его писать. С другой – ваш адресат не обязан все время находиться возле компьютера и немедленно читать всю входящую почту. Поэтому, если письмо действительно важное, и вы ждете на него ответ, напишите об этом в конце письма. А если вы ждете ответ немедленно, то лучше всего сказать об этом адресату по телефону или лично.

В интернете считается неприличным писать сплошь прописными буквами. ВОТ ТАКОЙ ТЕКСТ равноценен грубому крику. И, поскольку это известно любому мало-мальски опытному пользователю, сообщения, написанные прописными буквами, говорят о том, что их автор в интернете новичок и с элементарными правилами поведения в информационной среде не знаком.

Не стоит перебарщивать и с элементами оформления – жирным текстом, курсивом, цветными шрифтами. В конце концов, вы пишите не иллюстрированную брошюру, а важное деловое письмо, и нужно избегать всего, что мешает восприятию текста.

Мы давно уже привыкли выражать свои эмоции смайликами – веселыми, игривыми, печальными, - но в деловой переписке они могут быть уместны только в том случае, если вы хорошо знаете адресата (адресатов) и уверены, что эмоции в вашем общении будут уместны.

Обращение

По имени? Или по имени и отчеству? Традиции русского делового письма, однозначно говорят в пользу имени-отчества. Но и здесь все не так просто. Понимание того, как должна выглядеть деловая переписка у менеджеров и у языковедов совершенно разное: языковеды считают, что современный деловой русский язык теряет всю свою красоту и уникальность, поддаваясь влиянию западной культуры письма. Менеджеры же уверены, что это естественный процесс, в котором неудобный и громоздкий официальный стиль сменяется легким и понятным. Использование только имени в деловом общении связано еще и с тем, что бизнес стремительно молодеет: странно слышать, когда 27-летний владелец компании обращается к своему 25-летнему топ-менеджеру «Николай Степанович».

При выборе обращения общее правило таково: если вы пишите в западную компанию, или организацию, ориентированную на западные бизнес-ценности, то обращение просто по имени будет вполне уместным. А в госучреждения и предприятия, которые сохранили свой стиль с советских времен, лучше писать, обращаясь по имени и отчеству.

«Вы» или «вы»?

«Странные вопрос – конечно же «Вы» с прописной буквы!» - подумают многие. «Вы» с прописной буквы используется при обращении к одному адресату, когда автор письма хочет подчеркнуть свое уважительное отношение к нему. Казалось бы, правило отлично подходит к деловой переписке. Однако загвоздка в том, что переписка эта – электронная, и происходит она в интернете. Именно поэтому Институт русского языка не считает сообщения электронной почты личными письмами в традиционном смысле слова. В рекомендациях по использованию обращений в интернете четко написано: «Поскольку большинство текстов интернета не соответствуют условиям написания Вы с прописной буквы (сообщения электронной почты не являются личными письмами в традиционном смысле слова), можно рекомендовать написание вы, ваш при обращении к читателям / посетителям страницы в интернете со строчной буквы».

Другое дело, что далеко не каждый об этом знает. И, вполне вероятно, примет вашу грамотность за неуважение к себе. Так что выбор между взаимопониманием и строгим соблюдением правил русского языка – за вами.

Как писать ответ

Большинство почтовых программ поддерживают автоматическое цитирование всей предыдущей переписки при ответе. И это неслучайно: адресат может и не помнить содержания всех предыдущих писем. Отрывки из предыдущих писем помогут ему быстрее сориентироваться. А значит – позволят вам сэкономить время, и его и свое.

Но цитировать стоит только необходимый минимум. Согласитесь, очень раздражает, когда к вам возвращается ваше же трехстраничное послание, в конце которого стоит приписка «согласен». Или еще хуже – «+1». Цитируйте только ту часть первоначального письма, которая поможет сделать ваш ответ более ясным. Лучшему восприятию помогает визуальное отделение текста ответа от цитируемого отрывка. Традиционный способ — знак «>», но можно использовать любые другие понятные способы визуального отделения.

Подпись

Подпись позволяет идентифицировать вас и дает адресату альтернативные способы связаться с вами (обычно указываются факс и телефон), а иногда ваша подпись может оказаться единственным средством для адресата понять, кто вы.

Считается, что оптимальная длина подписи — от четырех до семи строчек. Традиционно она включает в себя ваше имя, фамилию, должность, название организации и контактную информацию (телефон, мобильный, факс).

Использование афоризмов, цитат, смешных выражений в подписи к деловому письму не исключается, но далеко не всегда уместно. С одной стороны, это подчеркивает вашу индивидуальность, а с другой – такой текст может оказаться неуместным и в лучшем случае вызвать недоумение адресата, а в худшем – оскорбить его. Поэтому, придумывая фразу для подписи в деловом письме, избегайте любых тем, связанных с религией, национальностью, политикой, сексом – всех тех, которые могут показаться оскорбительными. Вряд ли вам сообщат, что вы кого-то обидели своей подписью, но на отношении к вам, как к деловому партнеру, это определенно скажется.

Комментарии2
Shade1309.08.09 18:35

Чтобы составить правильное деловое письмо нужны знания в этой области.

Я беру информацию для составления писем с сайта Делопроизводство и правила составление деловых писем (prommail.ru)

Конкретная рубрика Деловое письмо - классификация писем (prommail.ru/?cat=28)

ОтветитьРедактироватьУдалить
ann-jour04.07.08 21:26

Забавно! В целом, я в Интернете, как и в деловой переписке, не новичок, но кое-что интересное для себя узнала. Это может показаться странным, но раньше я не понимала, что значит "+1", например, в комментариях к фоткам в контакте. А недавно друзья буквально "наехали" на меня за то, что я написала на стене нашей группы сообщение капслоком (чтоб его было лучше видно). Видимо, обиделись на мой тон....

ОтветитьРедактироватьУдалить
Эксперты форума
40 экспертов
Наталия Домбровская
Врач-эндокринолог
Сергей Ланг
Парапсихолог
Злата Ната
Психолог, к.п.н.
Мехди
Экстрасенс
Наталия Петрова
Врач онколог-маммолог
Наталья Гусева
Эксперт по отношениям
Оксана Дубровская
Психолог, к.п.н.
Ольга Крайнова
Эксперт по отношениям
Ирина Кузнецова
Адвокат
Андрей Лычагин
Врач-андролог
Ольга Халикова
Адвокат
Анна Юстус
Врач акушер-гинеколог
Иван Муссуров
Врач-стоматолог
Елена Каркукли
Тренер по фейсфитнесу
Алена Ал-Ас
Сексолог
Наталья Виргур
Адвокат
Вероника Рыжова
Врач-стоматолог
Иван Карасев
Врач-хирург
Ольга Василенко
Сексолог
Валерия Карат
Экстрасенс
Анна Всехвятская
Эксперт по тайм-менеджменту
Илана Юрьева
Актриса
Маргарита Королева
Диетолог
Александра Миллер
Сексолог
Ксения Измайлова
Дизайнер интерьеров
Лолита
Певица
Давит Испирян
Пластический хирург
Анна Сухова
Психолог
Анна Черепанина
Эксперт по финансам
Алена Острогляд
Бизнес-тренер
Евгений Репко
Косметолог
Екатерина Пограничная
Косметолог
Александра Гуреева
Бизнес-тренер
Алексей Голев
Психолог
Мария Ковалева
Дизайнер одежды
Алина Делисс
Писательница
Анна Московцева
Стилист
Алла Спиваковская
Психолог, доктор наук
Анастасия Максимова
Стилист
Татьяна Ашакова
Визажист, стилист

Мобильное приложение

Для iPhone и Android

16+

Журнал «Антенна-Телесемь»

Читайте журнал и телегид: 2 в 1

12+
На адрес ya@aaa.ru выслано письмо для подтверждения подписки.