Разобраться с беспорядком в собственной жизни так же просто, как разобраться в шкафу», – уверяет американка Джулия Моргенстерн, автор бестселлера «Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью». Пока у меня нет повода ей не доверять. Десять лет назад эта барышня из отчаянной домохозяйки превратилась в успешную бизнесвумен и основала свою компанию – службу тренингов по тайм-менеджменту. По мнению Моргенстерн, чтобы излечиться от хронического «не успевания», нужно начать внимательно – учитывая свои биоритмы, привычки, увлечения и слабости, – все планировать и от плана ни в коем случае не отступать. Но перед этим автор советует критически взглянуть на свою жизнь – не на всю, хотя бы на вчерашний день. И попытаться понять, где произошли «зависания», из-за которых вы в очередной раз ничего не успели. А какие дела и мероприятия были явно лишними. Я попробовала, и мне открылись любопытные вещи. Оказывается, вчера я:
Пять лучших тренингов по тайм-менеджменту:
* Тренинговый центр «Сити-Класс», * Академия ораторского мастерства, * Психологический центр «Перспектива», * Бизнес-тренер Анна Роженецкая, * Тренинговый центр при Российском союзе промышленников и предпринимателей,
а) протрепалась с подружкой по телефону вместо ожидаемых пяти минут целый час;
б) случайно попала на сайт astrolog.ru и еще полтора часа потратила на изучение того, что со мной должно произойти в ближайшие cто лет;
в) перекурила, попила кофе с Машей из соседнего отдела. Перекурила, обсудила с Дашей подробности ее недавнего отдыха в Гоа. Перекурила, пофлиртовала с Пашей и потом долго переписывалась с ним по «аське». На последнее ушло около двух часов.
Теперь можно было с чистой совестью приниматься за план дел на день грядущий. Первыми пунктами Моргенстерн советует ставить самые важные дела. Отступать от плана не следует – сколь бы ароматным ни был кофе в буфете и интригующими – взгляды симпатичного блондина, который то и дело заходит к вам в офис из соседнего отдела. Если же дело не спорится, откладывать его со словами «сегодня просто не мой день» тоже нельзя, – на войне как на войне. Завтра мне надо было разобраться с кучей рутинных обязанностей пресс-секретаря крупного издательства, написать статью для одного уважаемого журнала и улизнуть с работы пораньше, чтобы успеть купить подарок подруге на день рождения. Самым важным делом для меня была статья, но засесть за нее с утра, не разобравшись с текущими рабочими вопросами, оказалось проблематично. Поэтому я…
10.00. Ношусь по офису электровеником. Наспех прочитала новые документы, рассовала по папкам статистические отчеты и завела отдельный трей для нераспечатанных деловых писем.
12.00. Иду строго по плану. Приступаю к статье. Без особой радости – ведь книга запрещает мне отвлекаться даже на такие невинные мелочи, как разговор по телефону или короткое обсуждение по ICQ фильма «Вавилон».
12.30. Мое вдохновение сегодня, похоже, взяло отгул.
13.00. Каждые десять минут надрывается телефон (я поставила его на самый тихий звонок) и навязчиво пищит ICQ. В голову закралась слабохарактерная мысль послать план куда подальше, позвонить редактору и попросить отсрочку на день.
17.02. Поставила точку в статье и, совершенно измотанная, откинулась на спинку стула. Ощущение такое, что я только что переписала все четыре тома «Войны и мира». На китайском языке. Зато я точно уложилась в график.
17.30. Время с пяти до шести в моем плане отведено проверке электронной почты и поступивших на телефон сообщений. В почтовом ящике восемь непрочитанных писем. Одно из них от редактора журнала: «Дорогая Настя! Что у тебя с телефоном? Мы перенесли твой материал в следующий номер. Можешь спокойно работать над статьей еще неделю!» Время отправки письма – 12.15. Выходит, если бы я не следовала плану и проверила почту раньше, мильона терзаний можно было избежать, а время с 12 до 17 посвятить более полезным делам.
Что я успела. Следуя советам самоучителя, я действительно успела сделать все, что запланировала. Вот только между количеством и качеством выполненных дел зияла пропасть.
Он был хороший таракан...
Три кита-составителя «Самоучителя по тайм-менеджменту» – знаменитые специалисты. Один из них, по имени Юрий Васильченко, основал в Киеве Институт организации времени. Главный посыл авторов – либо мы используем время, либо теряем его. Чтобы последнего не происходило, нужно… фильтровать. Нет, не базар, а дела, встречи, звонки, мероприятия и т.п. Каждый раз стоит себя спрашивать – целесообразно ли это делать прямо сейчас? Например, так ли необходимо мне сейчас звонить этому человеку? По утрам авторы самоучителя советуют «настраиваться на себя» – «ловить» свое настроение, мысли, желания и в зависимости от этого определять приоритеты на ближайшие часы, а по вечерам – непременно анализировать прожитый день, не забывая хвалить себя за все удавшиеся дела. Правда, все это имеет смысл, лишь когда в жизни вы занимаетесь тем, что для вас действительно важно. Чтобы со всем этим разобраться, тайм-менеджеры предлагают довольно радикальное решение: каждое утро начинать с… собственной эпитафии. Вы проговариваете или пишете о себе примерно следующее: «Соловьева А. родилась тогда-то, умерла, достигнув выдающихся высот в… Особенно ее любили за…» Так появляется возможность пересмотреть сценарий собственной жизни, понять, своим ли делом вы занимаетесь и чего вы в самом деле хотите. Звучит многообещающе. Я решила попробовать, и...
7.30. Начинаю утро с попытки написать себе эпитафию. Невесело. После пассажа «Умерла, достигнув непревзойденных высот в отечественной журналистике» желание встать и ехать на работу пропало с концами. Захотелось возвыситься над суетой и поспать еще пару-тройку лишних часов. Все равно ведь жизнь уже кончена!
11.00. Неприятный осадок от утренней эпитафии компенсируется сознанием того, что у меня все-таки есть жизненная цель и она совпадает с родом моей деятельности. Дело за малым: научиться не терять драгоценные часы-минуты-секунды. Самоучитель рекомендует завести личный календарик-«пинарик» (от слова «пинать») и расписать на листе бумаги все 365 дней года. «Вычеркивая день за днем, месяц за месяцем, вы должны думать о том, что у вас осталось не так уж много времени для исполнения задуманного», – запугивает самоучитель. У него это получается.
15.00–18.00. Хитрые тайм-менеджеры призывают дробить трудоемкие и не очень интересные дела на небольшие этапы. Скажем, вам надо разобраться с налоговыми отчетами за год. На пробную попытку отведите в плане время с 9.00 до 9.20. Формула поможет высчитать, за какой срок вы сможете выполнить всю задачу целиком, – за три дня или за неделю. Вот только, как я ни старалась, разобраться с мудреной формулой не получилось. Каждый раз, когда взгляд натыкался на лежащий у меня на столе «пинарик», я начинала размышлять о том, где бы найти хорошего психотерапевта.
Что я успела. Плодотворно поработать у меня не вышло. По этой книге смогут жить не слишком впечатлительные рациональные прагматики с математическим складом ума. Те, для которых «время – деньги». Я (увы или к счастью) к таким не отношусь.
Вирус опозданий
Татьяна Пустынникова, кандидат психологических наук, ведущая тренинга «Управление временем» в центре Top manager:Всех людей можно поделить на три группы: те, кто никогда не опаздывает, те, кто иногда опаздывает по вине обстоятельств, и те, кто опаздывает всегда и везде. Частая причина хронического «синдрома опозданий» – внутренний протест и недовольство (работой, коллегами, обстоятельствами). Правда, сам опаздывающий об этом, как правило, не догадывается. Причины его поведения спрятаны глубоко в подсознании, а неспособность планировать время, скорее всего, удовлетворяет его глубоко скрытые потребности. К примеру, человек взваливает на себя кучу обязанностей, явно превышающую его возможности. Времени подумать о том, чего он на самом деле хочет от жизни, у него не остается. В итоге напряженный ритм жизни становится способом бегства от себя. Есть другая категория людей – они тоже перегружены делами, но из-за неспособности сказать «нет», из-за детского желания угодить всем и вся. Взваливая на себя чужие проблемы, человек не успевает разобраться с собственными, и ярлык «вечно опаздывающий» прикрепляется к нему так же прочно, как и вечно виноватое выражение лица. Еще ситуация. Если вы, например, работаете «не в том месте» или до дрожи в коленях боитесь начальника, то всегда будете неосознанно затягивать сборы на работу.
Тайм-менеджмент без страха и упрека
Доктор философских наук американка Джин Ягер – высокооплачиваемый нью-йоркский консультант по управлению временем. Ее рекомендации в бестселлере «Творческое управление временем в новом веке» незамысловаты, изложены простым языком и, по идее, должны подойти как бизнесменам, так и творческим личностям и даже домохозяйкам. Книжка не призывает составлять никаких планов на день, а, наоборот, советует подходить к времени гибко и креативно. (Исключение, пожалуй, составляет только совет повесить часы во всех комнатах, включая ванную.) «Не пытайтесь изыскивать недостающие минуты и не будьте слишком педантичны, – пишет Джин Ягер. – Лучше избавьтесь от похитителей времени – бесполезных дел». Для этого нужно: а) перестать взваливать на свои плечи непосильный груз обязанностей и уравновесить свою жизнь, оставив достаточно времени для себя и для тех, кто вас любит и кого любите вы; б) сосредоточиться и расставить приоритеты; в) определиться с целями и реальными способами и сроками их достижения, а остальные обязанности благополучно делегировать тем, кто вполне может с ними справиться. Сегодня я пытаюсь жить именно так, и…
10.00. На работе ищу, кому бы поручить написать за меня два скучных, но срочных пресс-релиза. Особой радости на лицах у тех, к кому я обращаюсь, не наблюдается. Приходится, как обычно, все делать самой. К счастью, сейчас, похоже, для этого самое подходящее время: с утра я пребываю в превосходном расположении духа, а автор как раз советует заниматься скучными и давно откладывавшимися делами, будучи в хорошем настроении, – так на их выполнение уйдет меньше времени.
12.00. Джин Ягер советует не бояться говорить «нет»: «Не стремитесь угодить всем и на каждую просьбу отвечать согласием. Научитесь отказывать вежливо и не испытывать при этом чувства вины. Например, скажите: “Я не могу это сделать, потому что в данный момент выполняю одно важное дело”». Ну-ну! Шеф попросил срочно отредактировать его интервью. Представила его лицо, скажи я ему то, чему учит меня книжка по тайм-менеджменту.
15.00. Решаю убраться на столе, ведь, как выясняется, более 20 (!) часов в неделю мы тратим на поиски потерявшихся вещей. Книжка призывает по возможности делать несколько (но не слишком много) дел одновременно: например, убираться и говорить по телефону. Зажав трубку между ухом и плечом, я приступила к уборке. Результат – очень чисто. И в кабинете, и в голове. Я ни слова не помню из того, что только что наобещала в телефон. При этом шея болит неимоверно.
17.00. В книжке высказывается вполне справедливая мысль: работать надо с огоньком и даже к самой рутинной и занудной задаче стараться подходить творчески: «Если вам надо завершить работу, но вы устали, попробуйте сделать ее по-другому», – пишет Ягер. Например, если заниматься нудным отчетом уже нет сил, не идите курить или есть, а займитесь чем-нибудь, что имеет хоть какое-то отношение к делу, которое нужно закончить, – например, набросайте концовку отчета или подготовьте библиографию. Тут, глядишь, и энтузиазма прибавится. Если лень писать e-mail, можно позвонить, если надоело писать письма на компьютере, можно написать их от руки. (Представляю реакцию партнеров нашего издательства, когда они получат сложенный вчетверо листок с написанным от руки бизнес-планом.) Но я все же попробовала. Получилось намного веселее. Но, честно говоря, и намного дольше.
Что я успела. День прошел как обычно. Когда вообще ничего не планируешь, оценить, насколько хорошо ты управляешь своим временем, сложно. Но чувства тоски от рутины поубавилось.
Хозяева времени
Два московских эксперта по тайм-менеджменту согласились поделиться своими ноу-хау.АЛЕКСАНДР БУЯНОВ, психолог-маркетолог, генеральный директор компании ION MUSIK: * Не ленитесь составлять план дел на каждый день. При этом все дела разделяйте на категории: А – важные и срочные; В – важные и несрочные; С – неважные и несрочные. Раскрашивайте в ежедневнике дела «A», «B» и «C» в разные цвета. * Найдите свое плодотворное время с учетом ваших биоритмов. Планируйте это время для наиболее важных дел. Для вдохновенных переговоров это могут быть одни часы, для задач, где нужна концентрация, – другие. * Не работайте без перерывов. В разгар рабочего дня остановитесь. Сделайте паузу. 15–20 минут не делайте ничего. Просто сидите. Таким образом, вы лишите себя возможности спрятаться за суетой. * Есть такое выражение: «Счастье – это не всегда удовольствие, но всегда победа». Разбейте задачу на несколько мелких задач и разделывайтесь с ними по очереди, не забывая каждый раз смаковать победу. АННА РОЖЕНЕЦКАЯ, бизнес-тренер в больших корпорациях («Альфа-банк», «Планета Фитнес», «Лукойл», телекомпания СТС): * Главный принцип тайм-менеджмента – гармония и баланс между всеми областями жизни. Поэтому планируйте не только рабочие, но и личные дела – встречи с друзьями, визит к родителям. * Не планируйте дела впритык – оставляйте временные «зазоры» и всегда имейте варианты про запас, если что-то вдруг отменится. * Не бойтесь прослыть занудой – договариваясь, оперируйте точными, а не круглыми цифрами. Например: попросите перезвонить через 12 минут, назначьте встречу на 16.25. Так информацию лучше запомнят и ваше время будут больше уважать. * Планируйте день так, чтобы утро начиналось с выполнения важной, но не слишком сложной задачи: и дело сделано, и настрой позитивный на весь день. * Составьте три списка регулярных и важных (пусть даже на первый взгляд незначительных) дел: длительностью 5–10 минут, 10–20 минут, до 30 минут. В случае неожиданно образовавшегося «окна» обращайтесь к этому списку и делайте что-то полезное.